PRIVACY NOTICE

Data Processing for Job Applications and the Careers Page

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Álláspályázatok és karrieroldal adatkezelése

1. Data Controller’s Details

Name of the Data Controller: Halms Hungary Kft.

Registered office: 4002 Debrecen, Bánki Donát utca 2., Hungary

Mailing address: 4002 Debrecen, Bánki Donát utca 2., Hungary

E-mail address: info@halms.hu

Representative of the Data Controller: Peter Zhang, Managing Director

Data Protection Officer: No Data Protection Officer has been appointed by the Data Controller.

2. Purpose of the Privacy Notice

The purpose of this privacy notice is to provide transparent, clear, and comprehensive information to data subjects applying through the Data Controller’s career website about the processing of their personal data.

3. Legal Basis of Data Processing

The following legislation applies to data processing:

• Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR),
• Act CXII of 2011 on the Right to Informational Self-Determination and Freedom of Information (Info Act),
• Act CXXV of 2003 on Equal Treatment.

4. Purpose of Data Processing

The Data Controller processes the personal data of data subjects for the following purposes:

• receiving and processing job applications,
• identifying applicants and maintaining contact with them,
• assessing suitability for the advertised position,
• conducting the recruitment and selection process,
• informing applicants of the outcome of the recruitment process,
• maintaining records in the CV database and sending future job offers with the data subject’s consent,
• ensuring the ability to demonstrate compliance with the principle of equal treatment at a later stage.

5. Scope of Processed Data, Legal Basis and Retention Period

6. Consent-Based Data Processing

If the data subject explicitly consents to the storage of their personal data in the Data Controller’s database after the closure of the recruitment process for the purpose of future job offers, the legal basis for data processing is voluntary consent pursuant to Article 6(1)(a) of the GDPR.

Consent may be withdrawn at any time without justification, which does not affect the lawfulness of data processing carried out prior to withdrawal.

7. Legitimate Interest

Data processing during the recruitment and selection process is based on the Data Controller’s legitimate interest, which is linked to selecting a suitable candidate, conducting a lawful recruitment process, and ensuring the ability to demonstrate compliance with the principle of equal treatment at a later date.
 The Data Controller carried out a legitimate interest assessment prior to commencing data processing.

The data subject has the right to object to data processing based on legitimate interest.

8. Data Processors

The Data Controller uses the following data processor for data processing:

Evolution Consulting Kft.

(Operator of the HRmaster software)

3515 Miskolc, Egyetemváros AFKI, 2nd floor, Hungary

9. Data Transfer to Third Countries

The Data Controller does not transfer personal data to third countries and does not carry out any data processing involving international data transfers.

10. Automated Decision-Making and Profiling

No automated decision-making or profiling takes place during data processing.

11. Data Security

The Data Controller ensures the security of personal data through appropriate technical and organizational measures and takes all necessary steps to protect data against unauthorized access, alteration, disclosure, or deletion.

12. Rights of Data Subjects

The data subject has the right to:

• request information about the processing of their personal data,
• access their processed personal data,
• request correction or completion of their personal data,
• request restriction of data processing,
• object to data processing based on legitimate interest,
• request deletion of their personal data,
• withdraw consent at any time,
• exercise their right to data portability.

Data subjects may exercise their rights by sending a request to hr@halms.com

13. Remedies

A complaint may be submitted to the following authority:

National Authority for Data Protection and Freedom of Information (NAIH)

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., Hungary

1363 Budapest, P.O. Box 9, Hungary

Phone: +36 (1) 391-1400

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Website: https://www.naih.hu

The data subject is also entitled to initiate court proceedings before the competent court based on their place of residence.

14. Scope of the Notice

This privacy notice is effective from the date of publication and remains in force until revoked.

1. Az adatkezelő adatai

Adatkezelő neve: Halms Hungary Kft.

Székhelye: 4002 Debrecen, Bánki Donát utca 2.

Levelezési címe: 4002 Debrecen, Bánki Donát utca 2.

E-mail címe: info@halms.hu

Az Adatkezelő képviselője: Peter Zhang, ügyvezető

Adatvédelmi tisztviselő: az Adatkezelőnél nem került kijelölésre.

2. A tájékoztató célja

Jelen adatkezelési tájékoztató célja, hogy az Adatkezelő a karrieroldalán keresztül jelentkező érintetteket a személyes adataik kezeléséről átlátható, közérthető és teljes körű tájékoztatásban részesítse.

3. Az adatkezelés jogszabályi alapja

Az adatkezelésre az alábbi jogszabályok vonatkoznak:

• az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR),
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (Info tv.),
• az egyenlő bánásmódról szóló 2003. évi CXXV. törvény.

4. Az adatkezelés célja

Az Adatkezelő az érintettek személyes adatait az alábbi célokból kezeli:

• álláspályázatok fogadása és feldolgozása,
• a pályázók azonosítása és velük való kapcsolattartás,
• a meghirdetett pozícióra való alkalmasság megítélése,
• a kiválasztási eljárás lefolytatása,
• a pályázati eljárás eredményéről történő tájékoztatás,
• az érintett hozzájárulása esetén az önéletrajz-adatbázisban történő nyilvántartás és későbbi állásajánlatok megküldése,
• az egyenlő bánásmód követelményének későbbi bizonyíthatósága.

5. A kezelt adatok köre, jogalapja és megőrzési ideje

6. Hozzájáruláson alapuló adatkezelés

Amennyiben az érintett kifejezetten hozzájárul ahhoz, hogy személyes adatait a pályázati eljárás lezárását követően is az Adatkezelő adatbázisában tárolja későbbi állásajánlatok céljából, az adatkezelés jogalapja a GDPR 6. cikk (1) a) pontja szerinti önkéntes hozzájárulás.

A hozzájárulás bármikor, indokolás nélkül visszavonható, amely nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

7. Jogos érdek

A kiválasztási eljárás során történő adatkezelés az Adatkezelő jogos érdekén alapul, amely a megfelelő jelölt kiválasztásához, a kiválasztási folyamat jogszerű lefolytatásához, valamint az egyenlő bánásmód követelményének későbbi bizonyításához fűződik.

Az Adatkezelő az adatkezelések megkezdése előtt érdekmérlegelési tesztet végzett.

Az érintett jogosult a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen tiltakozni.

8. Adatfeldolgozók

Az Adatkezelő az adatkezeléshez adatfeldolgozót vesz igénybe:

Evolution Consulting Kft.

(HRmaster szoftver üzemeltetője)

3515 Miskolc, Egyetemváros AFKI, 2. emelet

9. Adattovábbítás, harmadik ország

Az Adatkezelő a személyes adatokat harmadik országba nem továbbítja, és nem végez olyan adatkezelést, amely nemzetközi adattovábbítással járna.

10. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

Az adatkezelés során automatizált döntéshozatal vagy profilalkotás nem történik.

11. Adatbiztonság

Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok biztonságáról, valamint megtesz minden olyan intézkedést, amely az adatok jogosulatlan hozzáférésével, megváltoztatásával, továbbításával vagy törlésével szemben szükséges.

12. Az érintettek jogai

Az érintett jogosult:

• tájékoztatást kérni személyes adatai kezeléséről,
• hozzáférni a kezelt személyes adataihoz,
• kérni azok helyesbítését vagy kiegészítését,
• kérni az adatkezelés korlátozását,
• tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen,
• kérni személyes adatai törlését,
• hozzájárulását bármikor visszavonni,
• élni az adathordozhatósághoz való jogával.

Az érintett jogait az info@halms.hu e-mail címre küldött kérelemmel gyakorolhatja.

13. Jogorvoslati lehetőségek

Panasz nyújtható be az alábbi hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.

1363 Budapest, Pf. 9.

Telefon: +36 (1) 391-1400

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Honlap: https://www.naih.hu

Az érintett jogosult továbbá a lakóhelye szerint illetékes bírósághoz fordulni.

14. A tájékoztató hatálya

Jelen adatkezelési tájékoztató a közzététel napjától hatályos és visszavonásig érvényes.

jelentkezéstől számított 2 évig tart kivéve,

- ha érintett előbb kéri adatainak törlését, akkor a törlésig vagy 

- ha időközben módosítja hozzájárulását és kizárólag egy adott pozícióra jelentkezik, vagy

- ha a jelentkező részt vett állásinterjún, mert ebben az esetben az állásinterjútól számított 2 évig kezeli az Adatkezelő az adatokat az egyenlő bánásmód későbbi bizonyításához, jogos érdekéből, összhangban a 2003. évi CXXV. törvény 17. §-val